Главные правила деловой переписки

Электронная почта в наше время стала важнейшим каналом не только для личного общения, но и для решения серьезных рабочих вопросов. И не зависимо от того, насколько хорошо человек ориентируется во Всемирной Паутине, без знания азов деловой переписки в Сети успешных проектов и нормальных взаимоотношений с партнерами ему не видать. Каковы же принципы электронного делового этикета? Постараемся разобраться в этом вопросе.

Электронная переписка с деловыми партнерами – вещь более чем серьезная, и не зависимо от того, кому именно вы пишете – коллеге из соседнего кабинета или иностранному партнеру – во главу угла следует ставить сохранение собственного авторитета. Так, от корректности и верности составления письма зависит и ответ на него, поэтому советуем вам обратить внимание на изложенные ниже правила составления деловой корреспонденции.

Обработка писем.

1. Специалисты советуют читать все без исключения письма, содержащиеся в папке входящей корреспонденции вашего почтового ящика. Естественно, данное правило не имеет никакого отношения к спаму, но это уже совсем другая история.

2. Если вы считаете почту одним из основных рабочих инструментов, не ленитесь проверять ее несколько раз на дню или хотя бы установите себе приложение, уведомляющее о получении новых писем.

3. Если новое сообщение пришло на почту, когда у вас нет времени на его прочтение, хотя бы узнайте тему письма и определите для себя его важность. На важные письма от коллег, руководства или партнеров необходимо отвечать сразу, не зависимо от того, насколько заняты вы в тот или иной момент.

Адресаты.

Поля «Кому», «Тема письма» и «Копия» необходимо заполнять правильно и в строгом соответствии с правилами ведения переписки. Что касается темы письма, то ни в коем случае не оставляйте это поле пустым; в идеале в данной строчке должна содержаться краткая, исчерпывающая информация о том, по какому поводу вы беспокоите адресата своим письмом.

Содержание.

Все без исключения деловые письма необходимо начинать с приветствия. Обычного «Здравствуйте» в данном случае будет вполне достаточно.

2. Если вы получили сдержанное, формальное письмо, то и отвечать на него следует в том же стиле.

3. Деловая корреспонденция должна быть лаконичной, точной и максимально содержательной. В ней следует указывать только точные цифры и факты, кратко и четко изложенные мысли.

4. В деловой переписке нет место эмоциям, краткость в данном случае воспринимается не как сухость, она – обычная экономия драгоценного времени адресата.

5. Если в письме поднимается несколько вопросов, следует структурировать и ответы на них, используя следующие фразы: «Будет готово», «Сделаем», «Подготовим».

6. Деловая корреспонденция не приемлет ошибок. Если ваш уровень грамотности оставляет желать лучшего, хотя бы не ленитесь проверить орфографию с помощью специальных приложений.

7. Не отправляйте письмо, тщательно его не перечитав. Убедитесь в том, насколько верно изложена вся необходимая информация, проверьте правильность оформления текста, адрес получателя.

8. Старайтесь цитировать в ответе текст полученного письма – так собеседнику будет легче понять, о чем, собственно, идет речь.

Подпись автора письма.

1. Наличие подписи под текстом письма положительным образом характеризует уровень профессионализма его автора.

2. Включайте в подпись не только имя и фамилию, но и должность, которую вы занимаете в компании. Целесообразно также указать и номер контактного телефона, чтобы адресат в случае необходимости мог оперативно с вами связаться.

Рабочая почта человека – пространство более открытое, нежели простое общение, поэтому ни в коем случае не используйте ее для регистрации на сайтах и ведения любовной переписки.