Интересное совещание: как его организовать?

Совещания и дискуссии — как часто эти неизменные спутники любого бизнеса становятся нудным и неинтересным его приложением, без которого, увы, невозможно обойтись. Как же сделать совещание интересным и не превращать его в некую повинность, которую необходимо вынести каждому работнику, вынужденному по роду службы там находиться?

Достаточно придерживаться нескольких основных правил проведения таких мероприятий.

Каждый участник дискуссии или совещания может привести с собой еще как минимум одного человека, хорошо владеющего темой обсуждения. Это будет очень кстати, когда потребуется дополнить свой доклад необходимыми данными или тонкими деталями. К примеру, работая в команде при подготовке нового интернет-проекта, важно выслушать мнения и дизайнеров, и специалиста по юзабилити, и программиста, которые детально опишут все плюсы и минусы каждой стороны проекта, ведь главный разработчик совсем не обязан разбираться в технических тонкостях всех этапов работы.

Большее количество участников существенно снижает напряжение при проведении дискуссий. Не нужно постоянно контролировать ситуацию, держать ее в узде, так как коллеги смогут перехватывать инициативу ведения беседы. Если в обсуждении участвуют разные люди, это является важным и интересным опытом для каждого из присутствующих. Чем сложнее переговоры, чем разнообразнее состав участников и тем более ценный опыт приобретает каждый из них.

Каждое совещание должно иметь четкую повестку дня и тему обсуждения. Повестку дня доносит сам руководитель в начале дискуссии и сообщает временные рамки, в которые необходимо вложиться, чтобы не затягивать беседу. Очень спорный вопрос – высказывание мнения руководителя в начале обсуждения, особенно когда босс перестает слышать подчиненных уже в начале дискуссии, и все совещание превращается в его нудный монолог.

В конце совещания необходимо подвести итог и сделать выводы о мотивах поведения подчиненных. Созданная неформальная обстановка поможет решить многие проблемы и откроет пути для новых взаимоотношений в коллективе. Подготовка заранее к обсуждению важной темы позволит избежать непредвиденных ситуаций. Важно давать высказаться всем желающим, чтобы получить ответы на интересующие их вопросы.