Как плодотворно провести рабочее совещание

Известно, что любой мало-мальски опытный руководитель проводит свои совещания для того, чтобы решать проблемы, а не добавлять новые. Однако если у вас пока еще подобного опыта не накопилось, то для вас не будут лишними парочка полезных советов.

По данным специальных опросов, абсолютное большинство специалистов в Украине считают, что совещание может быть проведено эффективно, только если на нем будут рассматриваться действительно серьезные вопросы, а проводиться оно будет не чаще раза в неделю и в первой половине дня. Что же касается продолжительности совещания, то лучше всего, чтобы оно длилось не более получаса, а еще лучше — в виде «летучки», т.е. до 15-20 минут.

Если всё же речь идет не об экстренном совещании, то лучше заранее хорошо подготовиться и желательно письменно, набросав в ежедневник приблизительный план:

• главная цель: новые идеи, принятие решений по старым и т.п. – а это непосредственно влияет на список приглашенных;

• чёткая повестка дня: лучше начинать с наиболее сложных вопросов, на свежую голову их легче решать;

• вводная информация: кратко и по существу, чтобы не было на совещании таких людей, которым не понятно, в чем, собственно, дело и для чего их сюда пригласили;

• возможные оппоненты: прикиньте заранее, кто может стать противником вами продвигаемой идеи или предложения, подберите достойные аргументы, которые смогут помочь отстаивать вашу позицию.

Также постоянно будьте готовы к тому, что накануне составленный план совещания, возможно, придется по ходу корректировать, к примеру, в связи с полученной на этом совещании новой информацией.

На общее совещание никогда не выносите свои личные вопросы, которые вполне возможно решить один на один, либо рабочие рядовые моменты, решаемые по ходу, в рабочем порядке.

Кроме этого, во время совещания необходимо:

• давать высказаться каждому из приглашённых, показывая этим, что вы их сюда пригласили не зря, цените их вклад в общее дело;

• если понимаете, что выступающий начал отклоняться от темы, как можно скорее возвращайте его в нужное русло;

• не растягивайте принятие решений, да и само совещание в целом;

• кратко озвучьте итоги в конце совещания, что будет наглядным доказательством общей плодотворной работы и того, что данное собрание не проводилось напрасно;

• вынесите благодарность всем участникам.

Главный результат совещания – это реализация всех принятых на нем решений: рассылайте протокол (для напоминания каждому участнику об ответственности и сроках выполнения принятых решений), обеспечивайте сотрудников всеми необходимыми ресурсами и постоянно держите процесс под контролем.