Корпоративная переписка по строгим правилам

Наконец-то появились правила деловой переписки, избавляющие от неконтролируемых утечек важных данных.

1. Не стоит пользоваться для отправки личных писем корпоративной почтой. Личная переписка с обсуждением рабочих моментов или же с нелестными высказываниями о руководстве – это не информация для рабочей обстановки.

2. Не стоит применять оскорбительных фраз, а также субъективной оценки поручений руководства — подобные высказывания только выставляют вас в невыгодном свете.

3. Не надо применять сленговых выражений, которые будут непонятны другим. Для получателя письма эти слова могут показаться странными и непонятными, особенно если он — житель другого города или государства либо принадлежит к иной социальной или культурной прослойке.

4. Не следует выражать каким-либо образом дискриминацию, как то возрастная, религиозная, расовая или половая.

5. Следует тщательно следить за грамотностью письма.

6. Отправляя письмо, необходимо удалить ссылки иных адресатов.

7. Тема должна выражаться коротко и ясно, точно по содержанию письма. Недопустимо при деловой переписке отписки «аноним» или «я».

8. Ответ на вопрос, который содержался в предыдущем письме, не должен ограничиваться односложным «нет» или «да». Сначала лучше скопировать  вопрос, а потом дать на него полный и развернутый ответ, в ином случае теряется нить разговора, которую сложно будет воспроизвести.

9. Немаловажным, даже обязательным моментом считается подпись, которая ставится в электронном письме. В нее необходимо включить все нужные контакты, то есть и телефон, и факс. Длина подписи не должна превышать 4-7 строк.

10. Основное и последнее правило – это соблюдение рамок вежливости. Не лишними будут слова «уважаемый», «благодарю», «с уважением». При личном знакомстве с получателем письма допускаются некоторые отхождения от строгого стиля, использование смайлов и других средств выражения эмоций.