Корпоративная переписка по строгим правилам
Наконец-то появились правила деловой переписки, избавляющие от неконтролируемых утечек важных данных.
1. Не стоит пользоваться для отправки личных писем корпоративной почтой. Личная переписка с обсуждением рабочих моментов или же с нелестными высказываниями о руководстве – это не информация для рабочей обстановки.
2. Не стоит применять оскорбительных фраз, а также субъективной оценки поручений руководства — подобные высказывания только выставляют вас в невыгодном свете.
3. Не надо применять сленговых выражений, которые будут непонятны другим. Для получателя письма эти слова могут показаться странными и непонятными, особенно если он — житель другого города или государства либо принадлежит к иной социальной или культурной прослойке.
4. Не следует выражать каким-либо образом дискриминацию, как то возрастная, религиозная, расовая или половая.
5. Следует тщательно следить за грамотностью письма.
6. Отправляя письмо, необходимо удалить ссылки иных адресатов.
7. Тема должна выражаться коротко и ясно, точно по содержанию письма. Недопустимо при деловой переписке отписки «аноним» или «я».
8. Ответ на вопрос, который содержался в предыдущем письме, не должен ограничиваться односложным «нет» или «да». Сначала лучше скопировать вопрос, а потом дать на него полный и развернутый ответ, в ином случае теряется нить разговора, которую сложно будет воспроизвести.
9. Немаловажным, даже обязательным моментом считается подпись, которая ставится в электронном письме. В нее необходимо включить все нужные контакты, то есть и телефон, и факс. Длина подписи не должна превышать 4-7 строк.
10. Основное и последнее правило – это соблюдение рамок вежливости. Не лишними будут слова «уважаемый», «благодарю», «с уважением». При личном знакомстве с получателем письма допускаются некоторые отхождения от строгого стиля, использование смайлов и других средств выражения эмоций.