Составляем правильные сообщения электронной почты

Людям, которые только что вошли в корпоративный мир, иногда довольно сложно освоиться с культурой и духом корпорации. Особенно сложно бывает научиться составлять правильные электронные сообщения и сообщения голосовой почты.

Давайте посмотрим, что же собой должно представлять обычное сообщение электронной почты для работника крупной компании.

Так вот, формальный , отправляемый вами, должен быть действительно формальным. Это значит отсутствие всяких смайликов и подписей с небольшими шутками. Сообщение должно быть простым, ясным и завершенным. Кстати, по статистике, большая часть только что принятых на работу в крупную компанию людей считают, что их письма неправильно интерпретируются. Такое случается как раз из-за того, что мало кто из новичков обладает навыком составления корпоративных, формальных сообщений электронной почты. Не оставляйте смайликов в официальных сообщениях, смысл слов из-за этого не поменяется. Лучше просто сконцентрируйтесь на том, чтобы составить короткое, четкое и ясное сообщение.

Вот несколько советов по составлению таких писем:

— избегайте аббревиатур и небольших сокращений;
— разделяйте абзацы пробелами, делайте текст читаемым;
— Не пишите большими буквами, пишите обычно — CAPS LOCK никем не будет восприниматься серьезно.

Кроме того, обязательно перечитывайте свои сообщения перед отправкой — в любом сообщении, даже составленном опытным профессионалом, наверняка остаются опечатки и ошибки, которые могут произвести негативное впечатление на получателя такого письма. Помните, что как только вы кликните по кнопке «отправить», обратного пути уже не будет. Ошибки и опечатки могут быть поняты другой стороной, как ваше нежелание уделить время проверке своего сообщения в надлежащий вид.

Голосовая почта

В современных корпорациях очень популярным видом коммуникации стала голосовая почта.

Отправляя свои сообщения, старайтесь говорить не очень быстро, внятно, четко формулировать свои мысли. Естественно, у большинства компаний акустические системы, обеспечивающие работу голосовой почты, не самого высокого качества, поэтому ваше сообщение, «наговоренное» наспех, будет выглядеть еще хуже, чем оно есть на самом деле.

Как и сообщения электронной почты, голосовые сообщения должны быть краткими и понятными. Не у всех нас красивые, хорошо поставленные голоса, но если работать по правилам, то любое сообщение будет понято и принято получателем.